KI-Tools und Datenschutz (nDSG) in Vereinen und Stiftungen

Ja — aber nicht mit jedem Konto und nicht mit allen Daten. Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG, oft «nDSG» genannt) gilt seit September 2023 für alle privaten Personen, also auch für Vereine und Stiftungen — eine Ausnahme für kleine oder gemeinnützige Organisationen gibt es nicht. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass das Gesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Wer Mitglieder-, Spender- oder Klientendaten in ChatGPT, Copilot oder Gemini eingibt, bleibt dafür verantwortlich. Entscheidend sind drei Fragen: Welches Konto wird genutzt, welche Daten fliessen hinein, und wohin gehen sie?

Das Wichtigste in Kürze

• Keine NPO-Ausnahme. Das DSG erfasst jede Bearbeitung von Personendaten durch private Personen (Art. 2 DSG) — auch im kleinsten Verein und auch mit KI.
• Im Verein ist der Vorstand zuständig. Strafen treffen nicht die Organisation, sondern die verantwortlichen natürlichen Personen (EDÖB: Datenschutz in Vereinen).
• Private Konten sind das Hauptrisiko. Wer ein KI-Tool für Personendaten nutzt, beauftragt einen Auftragsbearbeiter und muss sich vergewissern, dass dieser die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG). Vorsätzliche Verstösse sind mit Busse bis CHF 250 000 bedroht (Art. 61 DSG).
• Gesundheits- und Sozialdaten verlangen mehr. Sie sind besonders schützenswert; werden sie in grossem Umfang bearbeitet, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig — unabhängig von der Grösse der Organisation.
• Ein Schweizer KI-Gesetz gibt es noch nicht. Massgeblich ist heute das DSG.

Das DSG gilt auch für den kleinsten Verein

Vereine und Stiftungen sind juristische Personen des Privatrechts und damit «private Personen» im Sinne des Gesetzes. Die Ausnahme für den ausschliesslich persönlichen Gebrauch gilt nur für natürliche Personen. Dass KI daran nichts ändert, hat der EDÖB mehrfach bekräftigt, zuletzt im Update vom 8. Mai 2025: Das DSG sei «technologieneutral formuliert und demzufolge auch auf den Einsatz von KI-gestützten Datenbearbeitungen direkt anwendbar». Die Pflichten treffen ausdrücklich auch die «Verwender» von KI-Systemen — also die Organisation, die ein Tool einsetzt, nicht nur dessen Hersteller.

Umgekehrt gilt: Solange ein KI-Tool nur Sachinformationen ohne Personenbezug verarbeitet — ein Konzept, ein Förderantrag ohne Namen, eine Übersetzung eines allgemeinen Textes —, ist der Datenschutz nicht berührt. Der EDÖB empfiehlt deshalb, Personendaten vor der Eingabe zu entfernen, warnt aber zugleich, dass KI pseudonymisierte Daten unter Umständen wieder Personen zuordnen kann (EDÖB: KI im Alltag).

Verantwortlich ist im Verein der Vorstand: «Die Zuständigkeit für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften obliegt im Verein dem Vorstand», hält der EDÖB fest. Für Stiftungen gilt sinngemäss dasselbe für den Stiftungsrat als oberstes Organ. Die Strafbestimmungen des DSG richten sich an natürliche Personen, setzen Vorsatz voraus und werden in der Regel nur auf Antrag verfolgt — ein Freibrief ist das nicht, denn die Verantwortung für die Organisation bleibt.

Private Konten sind das eigentliche Risiko

Nutzt eine Organisation ein KI-Tool eines Anbieters für Personendaten, überträgt sie die Bearbeitung einem Auftragsbearbeiter. Das ist zulässig, wenn die Daten nur so bearbeitet werden, wie die Organisation es selbst dürfte, und wenn sie sich vergewissert, dass der Anbieter die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG). Wer das vorsätzlich missachtet, riskiert nach Art. 61 lit. b DSG eine Busse bis CHF 250 000.

Genau hier liegt der Unterschied zwischen privaten und geschäftlichen Konten (Stand September 2026):

• ChatGPT: In privaten Konten (Free, Plus, Pro) kann OpenAI Eingaben standardmässig für das Training nutzen, sofern die Nutzerin nicht widerspricht (OpenAI). In ChatGPT Business, Enterprise und der API gilt das per Default nicht, und OpenAI bietet dafür einen Auftragsbearbeitungsvertrag an (OpenAI Enterprise Privacy).
• Microsoft Copilot Chat: Den Schutz für Unternehmensdaten gibt es nur bei Anmeldung mit dem Organisationskonto (Microsoft Entra), nicht mit einem privaten Microsoft-Konto (Microsoft). Achtung: Copilot zeigt alle Dateien, auf die eine Person Leserechte hat — zu weit gefasste Freigaben werden so sichtbar.
• Google Gemini: Die Zusage, Eingaben nicht ohne Erlaubnis für das Training zu verwenden, gilt für Gemini in Google Workspace, nicht für private Google-Konten (Google).

Unsere Einschätzung: Mit einem privaten Konto ohne Vertrag kann ein Vorstand kaum belegen, dass er sich über die Datensicherheit vergewissert hat. Personendaten gehören deshalb nur in Werkzeuge mit Organisationskonto und Auftragsbearbeitungsvertrag.

Besonders schützenswerte Daten: wo NPOs genauer hinschauen müssen

Viele NPOs bearbeiten genau die Daten, die das Gesetz besonders schützt (Art. 5 lit. c DSG): Daten über die Gesundheit, über religiöse, weltanschauliche oder politische Ansichten und über Massnahmen der sozialen Hilfe. Das betrifft Patientenorganisationen, Beratungsstellen, Sozialwerke oder kirchliche Werke — und damit oft den Kern ihrer Arbeit.

Zwei Pflichten hängen daran:

• Datenschutz-Folgenabschätzung. Kann eine Bearbeitung ein hohes Risiko mit sich bringen, ist vorgängig eine Folgenabschätzung zu erstellen. Das Risiko ergibt sich — insbesondere bei neuen Technologien — aus Art, Umfang, Umständen und Zweck der Bearbeitung und liegt namentlich bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten vor (Art. 22 DSG). Die Pflicht hängt nicht von der Grösse ab. Wer etwa Beratungsprotokolle mit KI auswerten will, steht mitten in diesem Fall. Der EDÖB rät kleinen Organisationen, im Zweifel zumindest eine Risikovorprüfung durchzuführen.
• Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten. Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind davon befreit — ausser sie bearbeiten besonders schützenswerte Daten in grossem Umfang oder betreiben Profiling mit hohem Risiko (Art. 24 DSV). Der EDÖB zählt dabei freiwillige Mitarbeitende mit und geht davon aus, dass Vereine im Gesundheits- und Sozialwesen in der Regel verzeichnispflichtig sein dürften.

Daten ins Ausland: USA ist nicht gleich USA

Die meisten KI-Tools verarbeiten Daten in der EU oder in den USA. Die EU-Staaten gelten nach Schweizer Recht als Länder mit angemessenem Datenschutz. Die USA gelten seit dem 15. September 2024 nur als angemessen für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (Anhang 1 DSV). Im Register sind Microsoft und Google gelistet, OpenAI nicht (Stand 16. September 2026). Schweizer Kunden schliessen den Vertrag mit OpenAI Ireland; Weitergaben ausserhalb Europas stützt OpenAI auf Standardvertragsklauseln.

Eine reine Schweizer Datenregion ist die Ausnahme. OpenAI bietet eine Region «Europa inklusive Schweiz» für Enterprise, Edu und die API an. Microsoft zählt die Schweiz zur EU Data Boundary und speichert Copilot-Interaktionen für Tenants mit Standort Schweiz in der Schweiz; die Verarbeitung selbst ist nicht zwingend auf die Schweiz beschränkt. Google Workspace bietet Datenregionen für die USA oder die EU an.

Transparenz gegenüber Mitgliedern, Spendern und Klienten

Wer Personendaten beschafft, muss mindestens über die eigene Identität, den Zweck, allfällige Empfänger und — bei Bekanntgabe ins Ausland — über den Staat informieren (Art. 19 DSG). Setzt eine Organisation neu KI-Tools für Personendaten ein, gehört das in die Datenschutzerklärung.

Zwei Sonderfälle verdienen Aufmerksamkeit. Wer einen Chatbot betreibt, muss laut EDÖB offenlegen, dass die Nutzenden mit einer Maschine kommunizieren und ob ihre Eingaben weiterverwendet werden (EDÖB: KI und Datenschutz). Und wer eine Entscheidung mit Rechtsfolge oder erheblicher Beeinträchtigung ausschliesslich automatisiert trifft — denkbar etwa bei der Prüfung von Unterstützungsgesuchen —, muss die betroffene Person informieren; diese kann verlangen, dass ein Mensch die Entscheidung überprüft (Art. 21 DSG).

Und das Schweizer KI-Gesetz?

Ein eigenes KI-Gesetz hat die Schweiz noch nicht. Der Bundesrat hat am 12. Februar 2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats zu ratifizieren; in ihren Geltungsbereich fallen laut Bundesrat in erster Linie staatliche Akteure. Eine Vernehmlassungsvorlage ist bis Ende 2026 angekündigt und war am 16. September 2026 noch nicht eröffnet (Bundesamt für Justiz). Für Vereine und Stiftungen bleibt das DSG damit der massgebliche Rahmen — ergänzt um den EU AI Act, sobald KI-Ergebnisse in der EU genutzt werden (siehe EU AI Act: Was gilt für Schweizer NPOs?).

Was Vorstände und Stiftungsräte jetzt tun sollten

1. Nutzung erfassen. Klären Sie, wer in der Organisation welche KI-Tools nutzt — auch private Konten und KI-Funktionen in bestehender Software.
2. Datenregel festlegen. Halten Sie schriftlich fest, welche Daten in KI-Tools eingegeben werden dürfen. Eine einfache Grundregel: keine Personendaten in private Konten, keine besonders schützenswerten Daten ohne vorgängige Prüfung.
3. Organisationskonten mit Vertrag nutzen. Wo Personendaten nötig sind, nur Werkzeuge mit Organisationskonto und Auftragsbearbeitungsvertrag; Training deaktivieren, soweit einstellbar.
4. Auslandsbezug prüfen. Klären Sie, wo der Anbieter Daten verarbeitet und worauf sich die Übermittlung stützt — Angemessenheit, Zertifizierung oder Standardvertragsklauseln.
5. Risiko einschätzen. Führen Sie für Anwendungen mit Gesundheits- oder Sozialdaten eine Risikovorprüfung durch und, wo nötig, eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
6. Transparent informieren. Passen Sie die Datenschutzerklärung an und kennzeichnen Sie Chatbots als solche.
7. Befähigen statt verbieten. Ein pauschales Verbot treibt die Nutzung in private Konten. Wirksamer sind klare Regeln, geeignete Werkzeuge und eine kurze Schulung der aktiven Personen.

Diese Punkte gehören zur Aufsichtsaufgabe des obersten Organs — welche Fragen ein Gremium dazu der Geschäftsleitung stellen sollte, zeigt der Beitrag KI-Kompetenz im Verwaltungsrat. Wenn Sie klare Leitplanken für den KI-Einsatz in Ihrer Organisation festlegen möchten, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.

Dieser Beitrag bietet eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Anbieterangaben: Stand 16. September 2026 — Bedingungen und Zertifizierungen können sich ändern.

Harry Witzthum

Gründer von Rautaki · Doktor der Philosophie · NPO-Manager VMI